Een vrijwilligersovereenkomst is niet verplicht, maar voor de meeste organisaties wel aan te raden, omdat het duidelijkheid schept. In een vrijwilligersovereenkomst staan alle afspraken die vrijwilligers en de organisatie onderling maken. Een goede overeenkomst bevat in ieder geval de volgende onderwerpen:

• Werkzaamheden
• Begin en einde van de overeenkomst
• Tijdsinvestering en werktijden
• Begeleiding, informatie en scholing
• Inspraak & medezeggenschap
• Onkostenvergoeding
• Verzekeringen
• Conflicten
• Vertrouwelijkheid (evt. geheimhouding)

Werk je zonder vrijwilligersovereenkomst, leg dan uit waarom. Zorg er in ieder geval voor dat de afspraken over bovenstaande onderwerpen zowel voor de vrijwilliger als voor de organisatie duidelijk zijn en ergens op papier staan.

Van tevoren doorspreken wat iemand gaat doen, biedt duidelijkheid en voorkomt teleurstellingen. Dit leg je vast op papier. Het kunnen vaste functie- of taakomschrijvingen zijn, maar ook op maat gemaakt, passend bij de vrijwilliger. Als taken goed aansluiten bij de motivatie van de vrijwilliger, wordt het werk aantrekkelijker.

Als organisatie bepaal je zelf óf en wat je vergoedt. De meeste organisaties vergoeden echter onkosten, zodat vrijwilligers geen kosten maken om het vrijwilligerswerk te doen. Hier maak je van tevoren duidelijke afspraken over en die leg je vast. Je kunt als organisatie ook een vrijwilligersvergoeding betalen. 

Wanneer vrijwilligers invloed en inspraak hebben neem je ze serieus en voelen ze zich meer verbonden met de organisatie. Dat draagt onder andere bij aan het behoud van vrijwilligers.
Medezeggenschap kun je op verschillende manieren vormgeven, van heel informeel tot formeel. 
Denk bijvoorbeeld aan:

• tussentijds informeren;
• een (vast) werkoverleg;
• een vrijwilligersvertegenwoordiger in het bestuur;
• een vast aanspreekpunt in het management;
• een cliëntenraad;
• een vrijwilligersraad en/of
• een plek in de ondernemingsraad.

Training is meestal nodig om de juiste kennis en vaardigheden te hebben om het vrijwilligerswerk goed te kunnen doen. Ook geeft het vrijwilligers de kans zich te ontwikkelen.
Tussentijdse momenten waarop je als groep bij elkaar komt (bijvoorbeeld in de vorm van intervisie) geeft mensen de kans zich uit te spreken, maakt dat mensen zich onderdeel voelen van het geheel en geeft vaak plezier en energie. Zowel training als tussentijdse bijeenkomsten moeten passend zijn bij de organisatie en het type vrijwilligerswerk, dus niet te veel en zeker niet te weinig. 

Ook voor vrijwilligersorganisaties is het belangrijk om goed verzekerd te zijn. Tenslotte kan er tijdens het vrijwilligerswerk altijd iets gebeuren. Veel gemeentes hebben een collectieve vrijwilligersverzekering. Dit is vaak een secundaire verzekering. Controleer of deze voldoende dekkend is. Soms is het namelijk nodig om een aanvullende verzekering af te sluiten. Denk aan een ongevallenverzekering, bestuurdersaansprakelijkheidsverzekering, Bijzondere Voorwaarden Schadeverzekering, evenementenverzekering, etc.) 

Iedereen heeft te maken met de privacywetgeving. De belangrijkste voorwaarden zijn dat je als organisatie kunt uitleggen:

• Wat het doel van het bewaren en/of delen van gegevens is;
• Welke gegevens je vastlegt en/of deelt;
• Waar de gegevens vandaan komen;
• Met wie de gegevens worden gedeeld en
• Of dit gegrond is en vrijwilligers er toestemming voor hebben gegeven.